年會(huì)活動(dòng)，如何用最少的預(yù)算達(dá)到最好的活動(dòng)效果？對(duì)于年會(huì)策劃者，這是一個(gè)大難題。

成都活動(dòng)策劃公司教您怎么控制年會(huì)活動(dòng)成本

一、交通

將年會(huì)安排在臨近的區(qū)域范圍內(nèi).隨著汽油價(jià)格上漲,交通費(fèi)用在不斷增加.為了將交通費(fèi)用降低到最低點(diǎn),要盡可能將年會(huì)安排在距離大多數(shù)參會(huì)代表住宿地點(diǎn)比較近的地方,或者盡可能找一個(gè)參會(huì)代表可以步行到會(huì)場(chǎng)的年會(huì)中心去開會(huì).

引導(dǎo)同城的參會(huì)代表乘坐公共交通工具到年會(huì)現(xiàn)場(chǎng),特別是年會(huì)中心正好有停靠站的.通常情況下,乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快,比乘坐出租車價(jià)格要低.將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場(chǎng)班車、公交車或地鐵發(fā)票.

在與酒店、度假村商談的時(shí)候,要求他們免費(fèi)為嘉賓提供來(lái)去酒店的專車服務(wù),而且要預(yù)留免費(fèi)的停車位.

要求當(dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰?huì)代表到展覽現(xiàn)場(chǎng)、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù).
使用航空公司的貴賓休息室為年會(huì)團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù).

旅行要錯(cuò)過(guò)高峰期(一大早或晚上).

問(wèn)一問(wèn)酒店是否提供機(jī)場(chǎng)免費(fèi)接送服務(wù).

讓年會(huì)中心為參會(huì)代表在轉(zhuǎn)移時(shí)提供一些必要的暫時(shí)休息場(chǎng)所.

讓贊助商支付班車費(fèi)用,作為交換,可以在酒店班車的宣傳牌、年會(huì)中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告.

搞清楚需要多少臺(tái)客車,預(yù)訂恰當(dāng)?shù)淖蝗萘?

如果你的大部分團(tuán)隊(duì)成員體力比較好的話,可以將酒店訂在年會(huì)中心附近步行的范圍內(nèi),無(wú)需提供接送服務(wù).如果這樣做的話,一定在你的注冊(cè)材料中寫清楚,讓參會(huì)代表都知道.

如果你的參會(huì)代表中有許多殘疾人,盡量將他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中,以便于集中安排殘疾人車輛.

二、會(huì)務(wù)組成員：雇傭現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)和服務(wù)人員,不用為會(huì)務(wù)組成員付交通費(fèi).

了解當(dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定.安排會(huì)務(wù)組成員在正常工作時(shí)間內(nèi)開展工作,避免加班.

按天為會(huì)務(wù)組成員提供差旅補(bǔ)助,精確地規(guī)劃出他們?cè)诓惋嫼徒煌ㄙM(fèi)用方面的許可范圍.

盡可能多用實(shí)習(xí)生和志愿者.

三、演講人與娛樂(lè)

請(qǐng)會(huì)員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人.對(duì)于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會(huì)來(lái)說(shuō),會(huì)員名單中總是會(huì)有一些重量級(jí)的專家可以作演講人.如果可能的話,以減免注冊(cè)費(fèi)的方式邀請(qǐng)會(huì)員到會(huì)演講.也可以邀請(qǐng)當(dāng)?shù)氐难葜v人,以節(jié)省旅行費(fèi)用.

對(duì)于那些需要旅行到年會(huì)舉辦地的演講人,給他們準(zhǔn)備好旅行指南,這樣就不用另付大巴、五星級(jí)酒店以及頭等艙機(jī)票費(fèi)用.

如果考慮邀請(qǐng)知名的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話,就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系,來(lái)滿足你的音樂(lè)和娛樂(lè)方面的　　需求.很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才,而且?guī)缀鯖](méi)有什么費(fèi)用.另外,如果他們是一個(gè)非盈利組織的話,你可以把演出費(fèi)用捐給他們的組織,這 不能不算是一件好事.

開始行動(dòng)吧!演講人和娛樂(lè)費(fèi)用通常每年都上漲.鎖定今年的費(fèi)用,放棄分項(xiàng)計(jì)算的方法,談一個(gè)一攬子費(fèi)用方案.了解演出團(tuán)隊(duì)的組合規(guī)則，以最大限度地減少所需的音樂(lè)家數(shù)量，尋找一個(gè)在你的年會(huì)舉辦時(shí)間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì).如果你預(yù)訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì),你可以節(jié)省機(jī)票 費(fèi)用,沒(méi)準(zhǔn)兒還能省下音響費(fèi)用.

四、配置與搭建

了解一下在同一個(gè)酒店還有什么團(tuán)隊(duì)在你的年會(huì)前后舉辦年會(huì),與他們一起購(gòu)買搭建所需的物品.這樣可以節(jié)省材料及拆建費(fèi)用.

如果你的會(huì)期超過(guò)兩天,年會(huì)室的配置與搭建不要有變化.現(xiàn)場(chǎng)辦公用帶裙邊的餐桌就行,不必租用專用的辦公桌. 減少儲(chǔ)備用房,節(jié)省視聽與配置費(fèi)用. 使用酒店里具有兩種配置功能的空間,比如一個(gè)空間既可以開會(huì)也可以用餐.可以用幕簾或植物把空間隔開. 使用一個(gè)戶外場(chǎng)所以減少裝飾費(fèi)用. 使用公共場(chǎng)所開會(huì),如圖書館、公園、植物園、博物館等.這些地方費(fèi)用很低,因?yàn)橛袝r(shí)候你可以到外面訂餐.