最近一直在收集案例和整理資料。準備寫一篇有關(guān)線下活動如何策劃和執(zhí)行的文章。過了這個月，即將迎來我參加工作的第八個年頭。在這8年里，我參加過不少線下活動。有些是自己主辦，有些是參與，有些是透過視頻觀摩。有些活動前臺看著一片流暢祥和，其實幕后執(zhí)行狀況百出。

于是在大量觀摩之后，我也逐漸整理出自己做線下活動的一些心得。今天就把這些心得整理出來，跟大家一起探討。線下活動的策劃，跟線上活動的策劃有相似的地方。大多在策劃階段，都需要考慮6W1H：

why——what——who——where——when——Which——How

翻譯一下就變成：

為啥——要干啥——誰——在哪——啥時候——啥渠道——怎么干

嗯，東北話多么通俗易懂。

言歸正傳，我們繼續(xù)來看線下活動的內(nèi)容。在我看來，做個線下活動，我們大體可以分成兩個大部分。

第一部分是活動的策劃部分，
第二部分是活動的執(zhí)行部分。

考慮到世上活動類型千千萬，今天本文中聊到的線下活動大多是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)在線下辦的活動。

在做活動策劃案的時候，我們需要說服自己以下這些內(nèi)容。為啥是說服自己呢？因為我覺得自己寫份方案，說服自己才有可能感染到他人。

首先我們需要想清楚，我們?yōu)槭裁匆鰝€活動？活動的目的是什么？希望通過做活動達到什么樣的目標？作為一個策劃，這個為什么至關(guān)重要。很多新手策劃是習(xí)慣性的接受上司和老板的指令，一拍腦門決定要做個活動。但是為啥要做個活動，做這個活動能起到什么樣的作用，是否像上司說的一樣能夠起到對應(yīng)的作用，其實是需要深究的。

而且當你自己明確了活動目的，在做后續(xù)策劃的時候才更容易激發(fā)自己的主觀能動性，不然很容易做一個活動結(jié)果每次都是程式化的一套流程，最終的效果很難評定是好是壞。

大多數(shù)公司考慮做一個活動都會從這樣幾個角度考慮：

品牌商企業(yè)：擴大新增用戶，促進老用戶活躍，提高品牌知名度。

平臺上企業(yè)：擴大平臺品牌在B端C端的知名度及市場占有，幫助B端與C端做好資源匹配。

乙方公司：通過論壇、分享會、交流會、宴會等形式與潛在甲方客戶進一步接觸，并彰顯企業(yè)新研究成果、專業(yè)度。創(chuàng)造合作機會。

基于這些不同的目的，各類公司會嘗試用各種活動來達到目的。

我們粗略來看就有以下形式：

個人：婚禮、聚會

公司對內(nèi)：年會、團建

公司對外：媒體溝通會、沙龍、招商會/訂貨會、新品發(fā)布會、峰會、論壇、快閃店、展會參展

當我們大概了解了目的和形式。接下來需要引入的概念是標準。每次活動完畢，復(fù)盤時我們都應(yīng)該通過一系列的標準來評價“一個活動辦得好還是不好。好是哪里好，不好是哪里不好”。

以上這句話是我一位很尊敬的領(lǐng)導(dǎo)非常喜歡說的一句話，實際應(yīng)用價值很高。比如大多數(shù)的線下活動我們可以從三個方面來評判是否合格。

第一個方面是銷售情況，如果一次活動有銷售環(huán)節(jié)，那么銷售額規(guī)模，銷售量，客單價，利潤等維度就十分必要。

第二個方面是傳播維度，根據(jù)不同渠道和媒體，計算投入的費用，以及對比該平臺平均水平，得到的傳播量。

第三個方面是線下活動的體驗感是否足夠好。活動是否有序、流程順利、參會人員評價是否圓滿無卡殼和尷尬點出現(xiàn)。

以上三點內(nèi)容我們會在后續(xù)進行更加深入的探討。

繼續(xù)回到活動策劃案的部分。在做活動策劃的時候，當我們清楚了目的和形式，我們接下來需要解決的就是很多細致的問題：

1. 活動時間和地點；

2. 活動的流程和創(chuàng)意亮點；

3. 根據(jù)活動的主題和創(chuàng)意點，做出對應(yīng)的布置；

4. 如果打算引入贊助商，那么做好贊助商的回報方案，

5. 比如傳播量、傳播途徑及現(xiàn)場的物料擺放數(shù)量、主持人口播次數(shù)等等內(nèi)容；

6. 參與嘉賓和擬邀請的KOL、用戶；

今天的文章暫時不展開活動策劃的詳細內(nèi)容，我想著重跟大家分享一下活動執(zhí)行中需要做的準備。簡單統(tǒng)計下，在做活動執(zhí)行時，我們常用到的表，大概有這樣幾張。

1. 活動現(xiàn)場布置物料表；

2. 工作人員聯(lián)系表；

3. 活動當天流程表（前期的時間節(jié)點表另外算）；

4. 擬邀請嘉賓表（實際中還需要帶座位表）；

5. 活動傳播節(jié)奏表（前期預(yù)熱，中期準備，后期傳播）；

6. 活動效果統(tǒng)計表；

以上的幾張表我根據(jù)曾經(jīng)參與過的活動進行了系統(tǒng)的梳理，所以下面這幾張表可以說是一個通用的完整的活動模板。我們分別來看。

1. 活動現(xiàn)場布置物料表

顧名思義，大部分線下活動最讓人耗心勞力的點之一就是在場地的布置和相關(guān)物料的準備了。許多場地又分成內(nèi)場和外場，一次發(fā)布會數(shù)百人參與，一丁點布置不到位就可能造成整體流程的延誤。

曾經(jīng)小牛在2015年6月就在751大罐舉辦過一場發(fā)布會。活動原本計劃在2點半開，結(jié)果1點半的時候我們突然發(fā)現(xiàn)，嘉賓們的座位表沒準備。座位上沒有嘉賓名字。于是2點老板找人開始畫座位表，到2點半時我們發(fā)現(xiàn)，打印出來的座位表在實際中還需要花費1小時的時間才能貼完。而流程中也并沒有提前安排引領(lǐng)的禮儀如何讓大家對號入座。于是，負責內(nèi)場的我臨時決定不貼座位上的名字了。大家進場后自由組隊入座吧。

于是活動照常進行，沒有再繼續(xù)延誤。事實證明，嘉賓們和媒體朋友們基本都是一打招呼，一大幫就自行就近入座了。如果真按照我們希望的大家找名字入座，實現(xiàn)起來完全無法保證活動正常開始。

2. 第二張表叫做工作人員聯(lián)系表

這里尤其值得注意是攝影師、攝像師拍攝的內(nèi)容提前要有所規(guī)劃，根據(jù)傳播的媒體和渠道需要進行拍攝前的溝通，以防攝影師自主發(fā)揮，有些重要的場景沒有拍到。同時如果活動現(xiàn)場有直播，那么最好進行提前的彩排。來確定現(xiàn)場是否有網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)是否達標。以及導(dǎo)播控制是否熟練，幾個機位之間是否可以通過控制臺實現(xiàn)流暢的畫面切換，是否聲音清晰。做直播是否提前安排了與直播觀眾的互動主持人。

我們曾經(jīng)在做活動的時候就出現(xiàn)了直播沒有準備主持人，觀眾們看了看沒意思就離開的情況。也遇見了場地無法提前彩排，導(dǎo)致現(xiàn)場控制臺使用障礙，直播無聲音的意外。

（點擊原圖，查看大圖）

做活動最需要注意的就是有兩位到三位小伙伴做到總控。總控的作用是分別對自己管理的人員進行細致的人員分工。而一場活動涉及到的工作人員是非常多的。所以務(wù)必做到每個人員之間都清晰的知道彼此的聯(lián)系方式。才能在臨場時不產(chǎn)生額外的時間浪費。

3. 第三張表叫做活動流程表

下面舉例的這張圖是活動當天的流程表。主要用于告知參與活動的人員們清晰的知道活動流程。除此之外，理論上還應(yīng)該有一張表是活動前的準備工作表。今天我們暫且排除，因為活動準備其實是今天其他幾張表中列出的各類內(nèi)容的總表。清晰的知道活動流程，對于工作人員來說，有了提前準備各類工作的節(jié)奏。對于參與演講和表演的嘉賓來說，也能夠做到心中有數(shù)不發(fā)慌，提前準備。

尤其是大型活動，最能夠避免差錯的一定是提前的彩排。只有經(jīng)過預(yù)演、彩排，我們對于正式進行的活動才能最大化的避免失誤。比如臨時的道具準備不足，比如演講時發(fā)現(xiàn)演講內(nèi)容需要調(diào)整。比如頒獎環(huán)節(jié)，我們發(fā)現(xiàn)提前沒有想清楚上臺領(lǐng)獎的人員與頒獎嘉賓之間的配合導(dǎo)致頒獎人找不到誰領(lǐng)獎。比如我們在新聞看到過無數(shù)次因為安保人員太過盡責，導(dǎo)致明星為了粉絲出頭與安保人員發(fā)生爭執(zhí)。

準備不足的線下活動總是帶來無窮后患。就像墨菲定律說的，越是擔心的某件事，一定會發(fā)生。

（點擊原圖，查看大圖）

4. 第四張表叫做擬邀請嘉賓表

對于邀請嘉賓來說，最重要就是讓嘉賓感覺活動很流暢。甚至在某些活動，不需要讓嘉賓最開始就到場，特殊幾個環(huán)節(jié)和時間點準備好就成。不然造成最重要的嘉賓等待的時間最久。那么體驗一定十分糟糕。

邀請過程中也要對交通方式和停車方案等細節(jié)做到細節(jié)處妥帖。為了保證活動時間點不被耽誤，我們最好能夠多要幾個嘉賓的緊急聯(lián)系人聯(lián)系方式，以防萬一。

（點擊原圖，查看大圖）

5. 第五張表是個系列表格——活動傳播節(jié)奏表

活動的前中后三個階段我們都需要做好傳播的計劃

前期

（點擊原圖，查看大圖）

中期

（點擊原圖，查看大圖）

后期

（點擊原圖，查看大圖）

6. 第六張表是活動效果統(tǒng)計表

如前文所述，活動效果才是我們最關(guān)注的部分。不同渠道在一個階段內(nèi)，到底帶來多少閱讀、流量和引導(dǎo)轉(zhuǎn)化？按照同樣的維度進行多次的觀察后，我們就可以通過數(shù)據(jù)在活動剛開始就對活動效果有跡可循。最終的目標當然是找到更有效率，最有價值的渠道，并堅持深耕。

（點擊原圖，查看大圖）

希望表格對你有幫助

大家在做活動策劃方案的過程中，都會用到一些活動運營工具，比如投票工具、抽獎工具等，我們紅星成都活動公司(歡迎收藏本站www.jessymedia.com/)提供了大量的投票模板和抽獎模板，針對每一種應(yīng)用場景都有相應(yīng)的解決方案，歡迎大家免費使用！