這個問題比較復雜。我大概說一下吧。
首先就是寫活動主題，活動時間，地點，目的，參與的人員，人數。
確定一下酒會的形式，是只有酒會呢，還是會建一個舞臺，進行領導講話或者演出。如果演出，都是什么節目。沒有節目就自己想。
再有就是現場的彩化部分，舞臺背景啦，簽到啦。地毯的鋪設啦，鮮花綠植啦。彩帶什么的，如果暗還得有燈光。舞臺的尺寸，是直接掛布呢，還得是行架的組裝等。要根據現場情況做出合理的布置。
根據人數確定臺下桌椅的擺放。
一般程序就是：提前半小時禮儀引領嘉賓簽到，給嘉賓帶胸花，安排一些冷餐，讓嘉賓可以喝點洋酒，吃點小東西聊聊天啥的，舞臺上用大屏幕放你們的宣傳片。。
然后大家入座，主持人宣傳酒會開始，公布到場名單，配合音樂。然后就是請領導講話，然后大家開吃，中間可以演一些節目。可以抽獎，做游戲啥的。最后就散了。。就這樣。。。

寫一個較好的策劃方案

如何撰寫促銷方案？一份完善的促銷活動方案分十二部分：　　

　　一、 活動目的：對市場現狀及活動目的進行闡述。市場現狀如何？開展這次活動的目的是什么？是處理庫存？是提升銷量？是打擊競爭對手？是新品上市？還是提升品牌認知度及美譽度？只有目的明確，才能使活動有的放矢。　　

　　二、 活動對象：活動針對的是目標市場的每一個人還是某一特定群體？活動控制在范圍多大內？哪些人是促銷的主要目標？哪些人是促銷的次要目標？這些選擇的正確與否會直接影響到促銷的最終效果。　　

　　三、 活動主題：在這一部分，主要是解決兩個問題：

　　1、確定活動主題

　　2、包裝活動主題

　　降價？價格折扣？贈品？抽獎？禮券？服務促銷？演示促銷？消費信用？還是其它促銷工具？選擇什么樣的促銷工具和什么樣的促銷主題，要考慮到活動的目標、競爭條件和環境及促銷的費用預算和分配。

　　在確定了主題之后要盡可能藝術化地“扯虎皮做大旗”，淡化促銷的商業目的，使活動更接近于消費者，更能打動消費者。幾年前愛多VCD的“陽光行動”堪稱經典，把一個簡簡單單的降價促銷行動包裝成維護消費者權益的愛心行動。

　　這一部分是促銷活動方案的核心部分，應該力求創新，使活動具有震憾力和排他性。　　

　　四、 活動方式：這一部分主要闡述活動開展的具體方式。有兩個問題要重點考慮：

　　1、確定伙伴：拉上政府做后盾，還是掛上媒體的“羊頭”來賣自已的“狗肉”？是廠家單獨行動，還是和經銷商聯手？或是與其它廠家聯合促銷？和政府或媒體合作，有助于借勢和造勢；和經銷商或其它廠家聯合可整合資源，降低費用及風險。

　　2、確定刺激程度：要使促銷取得成功，必須要使活動具有刺激力，能刺激目標對象參與。刺激程度越高，促進銷售的反應越大。但這種刺激也存在邊際效應。因此必須根據促銷實踐進行分析和總結，并結合客觀市場環境確定適當的刺激程度和相應的費用投入。　　

　　五、 活動時間和地點：促銷活動的時間和地點選擇得當會事半功倍，選擇不當則會費力不討好。在時間上盡量讓消費者有空閑參與，在地點上也要讓消費者方便，而且要事前與城管、工商等部門溝通好。不僅發動促銷戰役的時機和地點很重要，持續多長時間效果會最好也要深入分析。持續時間過短會導致在這一時間內無法實現重復購買，很多應獲得的利益不能實現；持續時間過長，又會引起費用過高而且市場形不成熱度，并降低顧客心目中的身價。　　

　　六、 廣告配合方式：一個成功的促銷活動，需要全方位的廣告配合。選擇什么樣的廣告創意及表現手法？選擇什么樣的媒介炒作？這些都意味著不同的受眾抵達率和費用投入。

　　七、 前期準備：前期準備分三塊，

　　1、人員安排

　　2、物資準備

　　3、試驗方案

　　在人員安排方面要“人人有事做，事事有人管”，無空白點，也無交叉點。誰負責與政府、媒體的溝通？誰負責文案寫作？誰負責現場管理？誰負責禮品發放？誰負責顧客投訴？要各個環節都考慮清楚，否則就會臨陣出麻煩，顧此失彼。

　　在物資準備方面，要事無巨細，大到車輛，小到螺絲釘，都要羅列出來，然后按單清點，確保萬無一失，否則必然導致現場的忙亂。

　　尤為重要的是，由于活動方案是在經驗的基礎上確定，因此有必要進行必要的試驗來判斷促銷工具的選擇是否正確，刺激程度是否合適，現有的途徑是否理想。試驗方式可以是詢問消費者，填調查表或在特定的區域試行方案等。　　

　　八、 中期操作：中期操作主要是活動紀律和現場控制。

　　紀律是戰斗力的保證，是方案得到完美執行的先決條件，在方案中對應對參與活動人員各方面紀律作出細致的規定。

　　現場控制主要是把各個環節安排清楚，要做到忙而不亂，有條有理。

　　同時，在實施方案過程中，應及時對促銷范圍、強度、額度和重點進行調整，保持對促銷方案的控制。　　

　　九、 后期延續

　　后期延續主要是媒體宣傳的問題，對這次活動將采取何種方式在哪些媒體進行后續宣傳？腦白金在這方面是高手，即使一個不怎么樣成功的促銷活動也會在媒體上炒得盛況空前。　　

　　十、 費用預算：沒有利益就沒有存在的意義。對促銷活動的費用投入和產出應作出預算。當年愛多VCD的“陽光行動B計劃”以失敗告終的原因就在于沒有在費用方面進行預算，直到活動開展后，才發現這個計劃公司根本沒有財力支撐。一個好的促銷活動，僅靠一個好的點子是不夠的。　　

　　十一、 意外防范：每次活動都有可能出現一些意外。比如政府部門的干預、消費者的投訴、甚至天氣突變導致戶外的促銷活動無法繼續進行等等。必須對各個可能出現的意外事件作必要的人力、物　力、財力方面的準備。　　

　　十二、 效果預估：預測這次活動會達到什么樣的效果，以利于活動結束后與實際情況進行比較，從刺激程度、促銷時機、促銷媒介等各方面總結成功點和失敗點。　　

　　以上十二個部分是促銷活動方案的一個框架，在實際操作中，應大膽想象，小心求證，進行分析比較和優化組合，以實現最佳效益。