1、開會時主持人的主持方式。主持人在會議上開始講話時，是否受到與會者歡迎，第一步將取決于與會者的初步印象。這個印象取決于很多因素，如：主持人是否做好充分準備;眼睛是否閃亮而活潑;聲音是否悅耳動聽;臉部表情是否生動;對周圍的反應是否機智靈活;是否能用簡明扼要的話陳述自己的觀點。下列秘訣有助于主持人建立一個受人歡迎的形象：⑴ 主持人要果斷而自信。在會議開始前，主持人可以先用幾秒鐘的時間面帶微笑地審視一下會場的與會者，表情友好真誠，這樣做可以起到兩個作用：一是讓與會者感覺到自己對他們的尊重。當主持人望著與會者時，臺下的無數雙眼睛也會同時聚集到主持人身上，他們也都在觀察著要演講的主持人。在即將開始演講的一剎那，與會者將會對主持人的精神、熱情、知識、學識、聲音、目光接觸以及身體語言等各方面做出評價，最后形成對主持人的初步印象。第二是可以給自己留一點空間。在掃視會場時，可以讓自己在瞬間中調節情緒，更好地發揮自己的主持才能。⑵ 準時宣布會議開始。會議是否準時開會，是與會者最為關注的問題，很多主持人不能準時開會，令與會者不滿。有的主持人認為推遲會議，責任不在自己，他們的理由是，“責任不在我，因為還有人沒準備好，要等他們。”這種自我開脫并不是理由。要真的面臨這種情況時，比如，臨時出現了某人的演講稿需要改或是演講的人遲到了等等問題時，主持人可以向與會者微笑數秒鐘，表示自己和他們一樣，也在期待著早點把信息傳遞給他們。如果能由主持人來指出演說后會有答疑時間，可以利用開會前的這段時間聲明，請與會者在那時提問。⑶ 開場出奇制勝。會議氣氛是否起輕松愉快，決定與支持人的開場白，在會議開始的時候，主持人為了同與會者拉近距離，可以先介紹一下自己的情況，也可以讓與會者互相介紹，以便于他們能互相認識。有時，為了緩和會議的嚴肅氣氛，讓與會者輕松一下，最好能有個簡潔、貼切而幽默的開場白。①如果眼前的會議與以前的會議內容有關，主持人可以簡要地概述一下上次會議的結論。但是別忘記這次會議的重點，無讓自己的談話離題萬里。②要明確地說明這次會議所要討論的主題或要解決的問題。③在指出此次會議的目的時，應該聲明已安排了緊湊的會議事項。⑷ 集中精力解決問題和提出行動計劃。當主持人告訴與會者應該采取什么措施時，應使用合理的方法，啟發他們思考解決的辦法以及應采取的行動。也可以在提出問題的解決辦法后向與會者做出解釋，向他們提供一些解決問題所必需的信息。⑸ 注意自己的語速。語速影響表達效果。主持人在主持會議時，要不時地變換說話的速度，保持適度的停頓。因為一個人無論準備多么充分，都會有想不起自己所要強調的重點，或者一時想不起所要說的問題。這種情況下，主持人就可以停頓片刻，整理思緒，認真回憶。主持人不要忘了讓自己的講話充滿樂觀情緒，并且詳細地闡述自己的觀點或計劃。⑹ 讓與會者具有參與意識。主持人應該在會議準備工作時，為了使自己的主持更成功，不妨讓與會者多說自己的觀點，增強他們的參與意識。一次成功的主持意味著讓與會者也能參與到所討論的問題中來。主持人要明白，與聽眾溝通得越少，自己得到的支持也就越少，對與會者的了解就越少，取得的成功也就越小。2、如何主持和引導會議。主持人主持會議，有一個很重要的內容，就是要讓與會者知道在解決問題或困難時歡迎他們提出任何意見。為此，要讓與會者了解情況，共同商量解決問題的辦法。因此，可以在主持的話語中多次使用下列短語，以此來鼓勵與會者的參與意識。如“經過我們的共同體驗”、“分擔我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。一個成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽別人不同的意見。一個出色的商務會議主持也一樣，如果使會議多聽取他人的意見，有時就會得到料想不到的結果。當然，有時有人也會提出相反的甚至與會議內容毫不相干的觀點，或者利用發言的機會進行滔滔不絕的長談，遇有此等等情況時，主持人要用未完的話來打斷，使會議按既定的方向進行。具體方法是：⑴ 正確看待別人的反對意見。當有人提出反對意見時，主持人應當首先感激對方敢于提出反對意見，然后擺出事實道理來證明自己的觀點。主持人一定要注意自己的態度要端正，語氣要和氣，讓提反對意見的與會者心服口服。⑵ 對那些離題萬里的意見要制止。遇到有人發表離題萬里的意見時，主持人可以通過這樣的方法來解決：微笑著用真誠的語調對那個人說：“你提的這個問題不錯，等以后再談吧，現在讓我們回到剛才的問題上來。”或者說：“如果你有興趣的話，等會后我們單獨談這個會議外的問題，……”這樣的話更容易讓對方接受。⑶ 巧妙地打斷長篇大論者的話頭。會議是有時間規定的，因此，在會議上，主持人應該爭分奪秒。會議的來賓人多口雜，尤其是一些愛出風頭的人，喜歡在會議中侃侃而談，他講的話離題萬里自己也感覺不到。這時，主持人應該及時打斷他，抓住他話中與會議有關的話問另外一人。例如，可以這樣說：“某某，你怎么看待這個問題?”或者考慮使用另一種更直接的方法，如：“我們的時間很緊張，先不討論這些問題。”或者“我們還有其他的事有待于解決，這個問題先擱一擱。”當把這位滔滔不絕的發言者阻止時，主持人最好不要再給他發言的機會，他如果還想說時，主持人要敢于“搶舌頭”。⑷ 善于引導別人。說服他人的能力也是進行良好的主持所應具備的基本條件。下面幾條建議可能有助于主持人說服他人：第一，闡明你的目的和任務，不要給與會者“有時被隱瞞感覺”;第二，使與會者確信你的需要和興趣同他們很相似;第三，使他們認識到某個問題或計劃的重要性;第四，把好的心情傳遞給與會者，讓他們有足夠的理由坐在那兒參加自己主持的會議。⑸ 不同意見要進行協調。當會議中出現不同的意見時，與會者中會出現極端的意見，并根據各自不同的意見而據理力爭，并爭持不下時，主持人應該要求與會者都安靜下來，建議大家用求同存異的態度來重新看一看爭論之處。如果與會者肯爭論，顯示他們已投入會議，只是個人的觀點不同，導致結論有異而已。主持人必須善用與會者的投入感，引入客觀的分析方法，來沖淡主觀的爭論氣氛，不能讓會議發展成“比嗓門”或“不人多勢眾”的會議。此時，主持人的協調技巧是：① 首先自己要保持頭腦清醒，不要介入爭論之中。② 主動要求與會者平靜下來。③ 立即引用分析的話題來分散與會者的精神，使各對立之人了解他們的不同意見也有相同之處，只是有些地方需要再談而已，大家并非水火不相容。④ 對于不聽勸阻的，耐心地勸他們不要破壞了與會者之間的人際關系。⑹ 防止議而不決。一個有效的會議必須有商議及議決兩個關鍵部分，否則即無須召開會議。商議就是與會者圍繞著議程互相發表議論，共同研究、分析及解決問題。然而，不少會議經常出現“議而不決”的現象，與會者在會議中談了許多，到頭來卻未能達成一個決定或結論。換句話說，會議是進行了，但會議目的仍未達到。主持人在這方面的角色事關重大。必須要千方百計引導與會者不能在未有決定或結論前便散會離開。耐心地告訴與會者，會議的目的是集合與會者眾人的知識及智慧，來共同解決問題，或作出解決問題的建議。若主持人不堅持要與會者盡量得出結論或決定，不少與會者往往不會抓緊時間去談，而只會隨波逐流地東拉西扯，會議看來氣氛熱鬧，其實是不著邊際。因此，主持人必須時刻警惕自己，“議而不決”的現象必定要消除。3、在主持會議時要注意細節。有時候，主持人無論對自己所講的話題做過多好的準備和演習，或者這一話題對自己來講已經熟悉，但在主持前，一想到臺下那么多的人,仍然會感到緊張。這時千萬不要讓壓力控制自己的情緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會使自己根本無法發揮最佳水平，一些都白費了。當遇到這種情況時，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會走上正常的途徑，主持就會得心應手。4、注意會議的總結會議在達成決議后，主持人還要在散會前作出綜合和總結，這才算是圓滿地主持了一個會議。無總結，便是虎頭蛇尾。在總結和綜合中，主持人提綱挈領地將會議中提及的重點強調，讓繕寫會議記錄的同事核對一下資料，也同時提醒與會者不要忘記這些重點。對于會議的決定、建議及結論，清楚明確地再重申一遍。這樣做，有三個目的：⑴ 可以讓紀錄會議的同事更方便地核對資料。⑵ 可以即時檢查主持人和與會者之間有沒有溝通障礙，彼此對事情的理解是否一致。若大家對結論有未盡同意之處，此時便要立即提出修正，以免錯誤地載入會議記錄中，日后造成尷尬局面。⑶ 主持人可以再作出總結時，重申一次分工的安排，令所有與會者都清楚知道各自要在會議后跟進什么事項，最好還列出時限和檢查方法。這樣，主持人便能確保與會者之間沒有溝通不善的問題存在，日后如未能在工作上解決問題，一定是其他因素影響。