會 務(wù) 系 統(tǒng)
　　1、接受任務(wù)，擬定方案：會議方式、時(shí)間地點(diǎn)、參加人員、會議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算；
　　2、文稿準(zhǔn)備：主報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證；
　　3、制發(fā)通知：會議內(nèi)容、參加人員、開會時(shí)間地點(diǎn)、會期、報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、往返車船、飛機(jī)時(shí)間；
　　4、收集名單：單位職務(wù)、姓名性別、民族、人數(shù)、到達(dá)車次時(shí)間、返程車次時(shí)間、分組；
　　5、會場準(zhǔn)備：會標(biāo)徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生；
　　6、后勤準(zhǔn)備：文件裝袋、房間分配、伙食標(biāo)準(zhǔn)、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車計(jì)劃（接車安排）、醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動；
　　7、會前檢查：檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障；
　　8、接會議代表：了解車次到達(dá)時(shí)間、通知接車領(lǐng)導(dǎo)、安排車輛；
　　9、會間服務(wù)：簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動；
　　10、會議秘書：會議簡報(bào)、會務(wù)通知、會議總結(jié)、決議、傳達(dá)提綱、會議新聞稿件；
　　11、會議收尾：食宿結(jié)算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報(bào)告（會議紀(jì)要）、會議文件歸檔、會議財(cái)務(wù)結(jié)算；
　　12、會務(wù)工作總結(jié)。

　　會議是現(xiàn)代社會生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。開會，同人們關(guān)系極為密切；而組織安排會議，則同秘書部門、秘書工作人員的關(guān)系極為密切。這里，鄭重介紹一下會議秘書工作的一些基本問題，特別是針對基層特點(diǎn)，作一些有針對性、可借鑒性的介紹。
　　（一）會議的概念會議一詞有兩種含義，一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，比如全國人民代表大會、黨委會、廠長辦公室等；二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，比如中國人民政治協(xié)商會議等。我們這里講的是指前一種。它至少包含四個(gè)要素：1、有組織；2、有領(lǐng)導(dǎo)；3、商議事情；4、集會。四個(gè)要素缺一不可，否則就不成其為會議。
　　（二）會議的作用在我國，會議已經(jīng)成為黨和國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式。在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，進(jìn)行決策，布置工作，調(diào)查研究，交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，糾正失誤，解決問題等方面都有重要的作用。當(dāng)然，這并不意味著會議是解決問題的唯一途徑，會議并不是目的，只是一種手段；也不意味著會議越多越好，開的時(shí)間越長越好，相反，那種流于形式的會議不如不開。正確的態(tài)度是，會議不可不開，也不可多開；既要解決問題，又不能沉溺于會海；既要提高會議效率，也要講求社會效益。
　　（三）會議的類型1、按照會議規(guī)模（即參加人數(shù)多少）劃分，主要有4種：（1）小型會議，人數(shù)少則三五人，多則幾十人，一般不會超過一百人。（2）中型會議，人數(shù)在一百至一千人之間。（3）大型會議，人數(shù)在一千人至數(shù)千人以上。（4）特大型會議，人數(shù)在數(shù)萬人以上，例如節(jié)日集會、慶祝大會等。2、按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分，主要有5種：（1）規(guī)定性會議即法定的必須按期召開的各種代表大會。（2）日常性會議，即領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志貫徹民主集中制原則，實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)，研究和處理日常工作的會議。（3）專業(yè)性會議，即為研究某項(xiàng)工作，討論和解決某個(gè)問題而召開的工作會議和專業(yè)會議。（4）紀(jì)念性會議，即為紀(jì)念重大歷史事件或重要人物、重要節(jié)日而召開的會議。（5）座談性會議，包括各種各樣的座談會、茶話會等。3、按照會議形式劃分，可劃分兩種：（1）有會有議的，多數(shù)會議屬于這種類型。（2）會而不議的，例如報(bào)告會、傳達(dá)會、動員會、表彰會、紀(jì)念會等。4、按照時(shí)間劃分，可劃分為定期性會議和不定期會議，還可以劃分為多次性會議和一次性會議。定期性會議也叫例會，到預(yù)定時(shí)間如無特殊情況必須召開，不定期會議則視情況靈活掌握，必要時(shí)隨時(shí)召開。多次會議是指需要開兩次以上的會議，一次性會議是指只需要開一次的會議。5、按照會議階段劃分，可劃分為預(yù)備會議和正式會議。預(yù)備會議是整個(gè)會議的組成部分，是為正式會議做準(zhǔn)備的會議，但在職權(quán)和效力上同正式會議有所區(qū)別。6、按照開會手段劃分，可劃分為常規(guī)會議和電子會議。常規(guī)會議即傳統(tǒng)性的會議，電子會議指電視會議、衛(wèi)星會議、電腦電話會議、電子計(jì)算機(jī)會議等。
　　（四）會務(wù)工作會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作（也叫會務(wù)工作），會務(wù)工作做得好壞，是影響會議質(zhì)量和會議效果的重要因素。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。
　　（五）會務(wù)工作的特點(diǎn)第一，政治性。會議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨并為他們服務(wù)。第二，服務(wù)性。會務(wù)工作是隨著開會的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證開好會議。第三，被動性。會務(wù)工作的輔助地位決定了它的被動性。第四，事務(wù)性。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報(bào)，很多環(huán)節(jié)都有較強(qiáng)的事務(wù)性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過這些事務(wù)性工作，保證了會議的順利進(jìn)行。這種事務(wù)性工和中蘊(yùn)含著極強(qiáng)的政治性和思想性。有時(shí)一個(gè)很小的事務(wù)性工作未做好，可能會發(fā)展成為一個(gè)大的政治問題。第五，綜合性。由于會務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會議服務(wù)的，會議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會議的各種人才濟(jì)濟(jì)，知識淵博，要做好會務(wù)工作，需要了解社會科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識，特別是管理學(xué)知識，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務(wù)的自動化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識，要求會議秘書工作人員成為通才和雜家，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當(dāng)然，會議秘書工作也有它的專業(yè)性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術(shù)等。會議秘書工作的綜合性與專業(yè)性是互相滲透、相輔相成的。會議秘書工作人員的綜合能力越強(qiáng)，越有利于提高專業(yè)化水平；會議秘書工作人員的專業(yè)化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強(qiáng)。第六，保密性。我國無論大小機(jī)關(guān)、單位，許多重要事情都通過會議討論后作出決定。因而，許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內(nèi)容都有很強(qiáng)的機(jī)密性，保守會議秘密，理所當(dāng)然地是會議秘書工作的任務(wù)之一，需要慎之又慎。第七，時(shí)間性。會議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動，有很強(qiáng)的時(shí)間性。作為與會者應(yīng)遵守時(shí)間，按時(shí)參加會議。作為會議秘書工作人員更應(yīng)有高度的時(shí)間觀念，決不能出現(xiàn)諸如與會者已到齊了，會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現(xiàn)象。