一)會前協調會： 在前往會議場地前要先和會場及主要承包商人員排定會前協調會，協調會的目的是對會議現場安排整個細節做詳細討論，讓大家都清楚在現場所負的責任與彼此的協調。 一般會議籌辦人與會場主要工作人員協調會，如場地工程、服務、餐飲和保安人員溝通，如果會議有應用視聽設備，邀請視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請來。 ( 二 ) 電話、無線對講機和呼叫器 電話：小型會議可能不需要內部聯系系統，只要利用內線電話即可，但是大型會議只靠會場或飯店電話系統可能會延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會議中心專線電話線和設備有限，因此會收取適當的費用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經由當地電話系統，至少要在4個星期前申請。大型會議最好自己申請專線電話線和內線系統，電話號碼往往很難在大會手冊印制前獲得，但有時也可向雷話公司說明，他們可以先提供號碼，但是不保證到時候安置的號碼一定相同，如果會議在會議中心舉行，他們有自己內部電話系統，事先要有電話號碼就不會那么復雜。 1．與承租商談妥一旦發生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。 2．多租用幾臺手機和充電器，以防萬一故障還有備用。 3．事先了解會場哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。 4．每天晚上不要忘了充電。 5．分派對講機由哪些主要負責會議的人使用。 6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。; ( 三 ) 服務柜臺與留言中心 每一個主辦單位都了解在大會期間提供一個服務柜臺與留言中心是必要的，服務柜臺與留言中心可以非常簡單也可以很復雜，在這個中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負責，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當地臨時工作人員提供大會資料以及當地資料，最簡單的留言中心是一片3米x 3米公告欄，按字母分團體，與會者留言或接到外來電話，每個留言要注明給哪位與會者，留言中心要有架子或圓筒，這些東西會議中心可提供。這個中心也可以提供航空、租車和旅游服務，較為復雜的是將留言經由幻燈打在會場或電腦上(在國內的會議中心并沒有留言架子或圓筒可提供)。 基本設備： 1．將服務柜臺安置在所有活動的中央區。 2．確定服務柜臺有足夠空間放置留言板等。 3．確定服務柜臺可接電話線。 4．其他必需用品。 5．事先印制一些留言條。 6．準備足夠的筆，因為報名者會順手將筆帶走。 7．電話簿。 8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。 9．當地資料。 10．當地餐廳指南。 11．地圖。 12．觀光和購物指南。訂餐服務： 我公司與很多大中型餐飲服務公司辦有長年協議，可以為你預訂各種會議的訂餐，并且按照你的要求、標準送餐到會場。名師主灶，風味齊全，京川菜系，魯粵口味，價格極為優惠，高中低檔任你選擇，各種風味小吃更能滿足不同朋友的口味，會議訂餐方法及注意事項： 1. 本公司只提供會議訂餐，您必須參加本公司的會議服務。 2. 本公司免費提供送餐到會場 3. 訂餐兩天前你可以對你的訂餐要求、標準任意修改 4. 請及早預訂，為確保訂餐之供應無虞，請預訂會議時同時附加訂餐意向。 5. 餐費同會議費一同交付，如因修心訂餐標準，產生的費用多退少補。 6. 請確認無誤你的訂餐范圍，起送份數，送餐時間。 7. 訂餐時間目前包括早餐、午餐和晚餐 9. 本公司保留訂餐與否之權利。并于會議預訂時提出。會場預約 我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。 我們將根據會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。印刷材料的設計制作 我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.參會者的接送 我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.參會者的餐飲 我們將根據參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點.參會者業余時間的安排 我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。2、執行雙方確認的協議條款，在保證您所需的服務的前提下，保護雙方的合法權益。 3、提供會議簽到臺，并有專人協助會務組分發資料，辦理相關入住手續。 4、會議期間及時叫早、叫醒服務使參會代表安心休息。 5、免費為會議提供會議提示牌、水牌和席位卡。 6、根據實際情況，提供收費/免費機場、火車站接送服務，如有參會者需提前返程，可在會堂一角設返程機票預定。 7、如果您在會后需要為參會嘉賓提供一份具有當地特色的紀念品，我們會提供必要的服務及信息，并協助您采購。 8、如果您在會后需要為參會嘉賓提供一次難得的旅游活動，我們會為您提供最優質的旅游行程、游覽到最好景區景點、安排最佳時間段飛機航班、品嘗到當地最具代表性的風味餐、最好的導游、駕駛技術一流的師傅和車況良好的旅游車輛，同時報給您一個合適公道的價格。 9、訂票服務： 代訂各大航空公司及相應各大航線優惠折扣機票； 免費代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。 10、我社根據客戶的意愿、要求，策劃、組織、執行會議的各項接待工作，讓會議客戶放心、滿意最大化；讓會議接待服務優質最大化。采納哦

會議室管理員工作職責 1、加強會議室衛生管理。無論每周開會與否，必須至少徹底清理一次會議室衛生。 2、做好會前準備。每次開會前，擺放好會議室各種設備。3、做好會后事宜。每次會后，清點會議室物品，進行衛生清理。 4、做好設備維護。及時維修會議室設備。 5、注意設施設備安全。每次開會完畢，關好門窗，關閉電源。 6、無論在上班期間還是其他時間開會，必須來校進行會議準備。