為保證會議的成功，會前必須做好充分的準備：會議順利與否，關鍵在于會前的精心策劃。會議的準備工作一般包括會議的發起、會議召開的時間和地點的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準備和有關的技術性問題（如與會各國代表團的座次安排。會議名稱的使用等等）；周密的準備工作可為會議的成功奠定良好的基礎。
　　從某種意義上說，會議的發起就是會議的醞釀過程。有關發起國家常常通過適當的外交途徑，事先同其他國家。特別是有關主要國家就擬議中的會議交換意見，聽取建議，以便對會議的召開達成一致或諒解。會議的議程、開會的地點、時間、參加的國家等常常是各國討論、磋商的主要問題。
　　可以毫不夸張地說，每一個國際會議都是一個系統工程，只因各自的層次高低不同、規模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調兵遣將匯集數十人乃至數千人至某地參加一次國際會議已屬不易。會議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會議在高談雄辯中保持一致，善始善終，更費周折。何況國際會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會賢達；不是商賈巨富，便是部長大臣。如會務安排發生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，使組織者感到尷尬，使代表們感到遺憾。國際會議還是個跨行業、跨部門的工作，從外事到政法，從文書到翻譯，從印刷到電信，從食宿交通到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負責，環環扣緊，才能事竟于成。進行這樣的系統工程，如不事先預作周密的策劃，而是“跟著感覺走”,走一步看一步，就難保不出問題。對國際會議要預做認真策劃的目的是：
　　一、有條不紊地進行工作。有了策劃，什么時間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數，可以避免盲目性和隨意性，加強時間觀念。
　　二、預見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。
　　三、對各種需要做出估計。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規劃才能估計到各種需要的種類、數量和出現的時間，預做準備，防患于未然。
　　國際會議的組織者理所當然地要認真進行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內中的問題，也定會有所裨益。
　　策劃國際會議需要注意：
　　一、及早動手。通常一個大型國際會議的構思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進的過程。在構思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進行到一定階段時，人們要求看到工作設想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需留出討論、修改和審批的充分時間。
　　二、全面考慮。國際會議的準備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當就可能使會議談不起來；如時間選擇不當，正值寒冬或酷暑，就會使與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應對策劃者求全責備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關鍵環節，避免出現大的閃失。

　三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據，也是掌握進度，調整快慢的準繩。經驗證明，掌握以下兩個環節是關鍵：
　　（一）會議請柬發出的時間；
　　（二）代表抵達和簽到的時間。
　　會議請柬的發出是會議前期準備完成的重要標志。很難設想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經費確定和落實之前，就發出請柬。代表的順利抵達和簽到則是會前準備已經全部就緒，會議即將開始實質性活動的另一重要標志。因此，如能科學地確定發出請柬和代表報到的時間，并認真予以執行，其他準備工作便可一一帶動。

　　四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經驗不足，應當求助于國內外的先行者，汲取他們的經驗教訓，結合本行業、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結、規劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，“與君一席談勝讀十年書”,也不妨一試。　　
這是一個國際會議的注意事項，相對來說，一次小的會議策劃做到這樣的程度，會議一定能順利開展。
以下附上參考文件地址，希望對你有所幫助。