企業(yè)年會(huì)活動(dòng)是公司對于前一年的工作回顧，更是一個(gè)加強(qiáng)員工之間、員工與企業(yè)之間相互了解的重要途徑。一個(gè)成功的企業(yè)年會(huì)在展示企業(yè)風(fēng)采的同時(shí)，也需要投入更多人文關(guān)懷，下面成都年會(huì)策劃公司給大家介紹下做好企業(yè)年會(huì)活動(dòng)策劃重要的三個(gè)要素。
一、節(jié)省年會(huì)預(yù)算
花同樣的錢可以辦更多的事。就拿企業(yè)年會(huì)定酒店來說，要節(jié)省年會(huì)酒店得租賃費(fèi)用，這就需要大家了解該類型酒店的定價(jià)體系。一般情況酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為：門市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的客戶反應(yīng)說直接向酒店訂會(huì)議場地和客房反而比通過年會(huì)活動(dòng)劃公司報(bào)價(jià)高的原因。
二、節(jié)省年會(huì)時(shí)間
節(jié)省年會(huì)時(shí)間的重要一點(diǎn)是簡化操作流程。專業(yè)的年會(huì)策劃公司對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照客戶規(guī)定的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的年會(huì)策劃公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考

三、確定方案環(huán)節(jié)
首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、菜單房間、接送車輛、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。剛開始需要大家創(chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效方法。工作進(jìn)度表的內(nèi)容要包括以下內(nèi)容：
1、邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；
2、舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；
3、文書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；
4、房間分配表；
5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；
6、交通安排；
7、各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
8、支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；
9、表演者的邀請及確認(rèn)；
10、紛發(fā)禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11、會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。
在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶年會(huì)上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。
在進(jìn)行成都年會(huì)策劃時(shí)，大家必須要考慮年會(huì)的時(shí)間成本、年會(huì)預(yù)算、年會(huì)活動(dòng)策劃方式這三個(gè)最重要的因素。