想要舉辦一場成功的發(fā)布會(huì)活動(dòng)，你首先要了解發(fā)布會(huì)活動(dòng)的具體流程，只有知道具體流程，知道發(fā)布會(huì)活動(dòng)每一個(gè)步驟是什么樣子，下一步要做什么工作，這樣才能更高效的完成一場發(fā)布會(huì)活動(dòng)。

一、 清楚此次發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格

本次發(fā)布會(huì)主要目的是通過新聞媒體向衛(wèi)生醫(yī)療界、公眾傳達(dá)企業(yè)新產(chǎn)品信息，傳達(dá)企業(yè)技術(shù)領(lǐng)先的形象，以及“促進(jìn)人類健康”的品牌形象。發(fā)布會(huì)的類型屬于信息發(fā)布，規(guī)格應(yīng)當(dāng)較高。因?yàn)槭瞧髽I(yè)的信息發(fā)布，因此，不同于政治性強(qiáng)的會(huì)議，基本風(fēng)格不應(yīng)太嚴(yán)肅，正式規(guī)范中有活潑。

二、 成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障

一個(gè)發(fā)布會(huì)牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。組織、溝通和協(xié)調(diào)非常重要。

從這個(gè)發(fā)布會(huì)來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動(dòng)策劃與資料準(zhǔn)備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經(jīng)銷商的邀請與溝通、產(chǎn)品講解與展示、后勤與會(huì)務(wù)、現(xiàn)場布置等，建立組織應(yīng)該按照事情而定。

三、 確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整

時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地,一般來說,前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來調(diào)整，調(diào)配，完善。

流程管理是指在活動(dòng)中，整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在該活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場地，場地落實(shí)才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、 發(fā)布會(huì)活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題

活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：

1、 會(huì)議議程策劃安排

大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì)是一個(gè)正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開幕。 

從產(chǎn)品的屬性來看，常規(guī)的唱歌跳舞之類顯然不太適合，但是，能夠以一個(gè)因捐血而感染艾滋病的母女倆的戲劇性經(jīng)歷編寫一段話劇或小品作為開幕，自動(dòng)引入正題，顯然會(huì)別開生面一些，而且不會(huì)破壞整個(gè)發(fā)布會(huì)的風(fēng)格。 在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實(shí)踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。

2、 主題策劃

發(fā)布會(huì)的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)“XXX發(fā)布會(huì)”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。主題將出現(xiàn)在現(xiàn)場的背景板中，傳播媒體也將高頻率地提到，因此應(yīng)以簡潔、上口為要，字?jǐn)?shù)一般不宜太多。另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會(huì)，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱法。

五、 確定發(fā)布會(huì)參會(huì)人員

確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會(huì)的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來抓。

新聞?dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì)的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請函，然后電話落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類的統(tǒng)計(jì)工作。本次發(fā)布會(huì)媒體大約分為四部分：日報(bào)型的政府媒體，晚報(bào)、都市報(bào)等大眾媒體，醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)媒體，國際性或海外媒體。

六、 擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案

活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來說，會(huì)議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。

七、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：

1、 發(fā)布會(huì)會(huì)議議程

2、 新聞通稿

3、 演講發(fā)言稿

4、 公司宣傳冊

5、 有關(guān)圖片

6、 紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）

7、 企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）

新聞通稿包括如下：

1、 消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會(huì)結(jié)束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。有人喻之為“短槍”。

2、 通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實(shí)，一般是深度分析，重點(diǎn)報(bào)道。消息不能講清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。

消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。有人喻之為“長矛”。

3、 背景材料。

4、 圖片資料。

以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5、 重要發(fā)言。對新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價(jià)值的代表的發(fā)言也可以列入新聞?dòng)浾叩馁Y料中，但是以對記者報(bào)道有益為標(biāo)準(zhǔn)。

6、 公司宣傳冊。

7、 參會(huì)重要人物、知名人士材料。

八、 發(fā)布會(huì)時(shí)間選擇與場地落實(shí)、現(xiàn)場布置

時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機(jī)選擇不同，效果迥異。

企業(yè)發(fā)布會(huì)有時(shí)要避開重大的事件、會(huì)議，比如“兩會(huì)期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機(jī)，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢的效果。

酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，比如人民大會(huì)堂、釣魚臺國賓館政治性較強(qiáng)些，凱賓斯基、希爾頓則德、美的風(fēng)格強(qiáng)一些，有些則體育性質(zhì)強(qiáng)些，如亞運(yùn)村或奧林匹克。選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。

現(xiàn)場布置，含以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容：

1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。

2、 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

3、 席位擺放。

4、 相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。

5、 簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。

一般會(huì)議會(huì)要求與會(huì)者留下名片，準(zhǔn)備好“請賜名片”盒。

九、 發(fā)布會(huì)現(xiàn)場控制

現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫常紤]不周，以及禮節(jié)上的巰忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。

對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他（她）對整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。

整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。本次發(fā)布會(huì)安排在11：30結(jié)束，則應(yīng)該有午間酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。

發(fā)布會(huì)后，宴會(huì)前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。

值得說明的是，新聞發(fā)布會(huì)千頭萬緒，方法也盡有不同，尚有諸多細(xì)節(jié)不能在此反映，這只是方法的一種，更多的還待讀者在實(shí)踐中體會(huì)。