新聞發(fā)布會(huì)召開(kāi)前，首先要確定的就是時(shí)間和地點(diǎn)，這樣對(duì)前期的宣傳很重要，只有做好這些，才能更有力的選擇這次的新聞發(fā)布會(huì)，此外，還要注意時(shí)間和地點(diǎn)與其他時(shí)間相沖突。

新聞發(fā)布的時(shí)間通常也是決定新聞何時(shí)播出或刊出的時(shí)間。  

因?yàn)槎鄶?shù)平面媒體刊出新聞的時(shí)間是在獲得信息的第二天，因此要把發(fā)布會(huì)的時(shí)間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜，會(huì)議時(shí)間保證在1小時(shí)左右，這樣可以相對(duì)保證發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)效果和會(huì)后見(jiàn)報(bào)效果。  

發(fā)布會(huì)應(yīng)該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發(fā)布會(huì)后共進(jìn)午餐或晚餐，這并不可取。如果不是歷時(shí)較長(zhǎng)的邀請(qǐng)記者進(jìn)行體驗(yàn)式的新聞發(fā)布會(huì)，一般不需要做類似的安排。  

有一些以晚宴酒會(huì)形式舉行的重大事件發(fā)布，也會(huì)邀請(qǐng)記者出席。但應(yīng)把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束，確保媒體次日發(fā)稿。  

在時(shí)間選擇上還要避開(kāi)重要的政治事件和社會(huì)事件，媒體對(duì)這些事件的大篇幅報(bào)道任務(wù)，會(huì)沖淡企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)的傳播效果。  

新聞發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)安排  

場(chǎng)地可以選擇戶外（事件發(fā)生的現(xiàn)場(chǎng)，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會(huì)規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會(huì)可以直接安排在企業(yè)的辦公場(chǎng)所或者選擇酒店。酒店有不同的星級(jí)，從企業(yè)形象的角度來(lái)說(shuō)，重要的發(fā)布會(huì)宜選擇五星級(jí)或四星級(jí)酒店。  

酒店有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。還要考慮地點(diǎn)的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？  

發(fā)布方在尋找新聞發(fā)布會(huì)的場(chǎng)所時(shí)，還必須考慮以下的問(wèn)題：  

會(huì)議廳容納人數(shù)？主席臺(tái)的大小？投影設(shè)備、電源？布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？?jī)r(jià)錢是否合理？有沒(méi)有空間的浪費(fèi)？  

背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫上召開(kāi)城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店是否會(huì)代為安排。  

酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。