為了開好新聞發布會，活動策劃公司或者公關策劃人員必須有一支精干的籌備隊伍（一般由下屬公關人員組成），分工明確，配合密切，督促他們將籌備工作落實到實處。準備工作一定要細致。準備工作的內容包括：選擇適當日期。不可與重大節假日同時進行。一周內周末與星期一舉辦新聞發布會都不太適宜。具體會議時間可安排在上午9時或下午3時左右。太早與太遲對記者都不太方便。

新聞發布會注意事項工作流程

1、確定應邀者的范圍。請柬應及早發出，最好派專人遞送。

一可避免延誤，二可當面解答有關地點、交通等疑問。請柬上應說明舉辦新聞發布會的目的，最好列出發言人的姓名、職務、會議口期、時間、地點及聯系電話等。會議召開前一兩天應電話詢問落實記者出席情況。

2、會議程序安排要詳細、緊湊，避免冷場或混亂局面。如配合會議主題，為記者提供實地參觀采訪、錄像、拍攝的機會，安排好參觀地點并派專人接待。

3、會議時間一般以一小時為宜。會后邀請記者共進工作餐，可以利用非正式交談，促進互相溝通。就餐準備工作必須事先安排妥當。

4、安排足夠的招待人員，設立簽到處，并派專人引導記者前往會場人座。

5、企業內部與會人員應配帶名簽，設立名牌，與會記者應發給寫上姓名和媒體機構名稱的襟牌。會議桌及餐桌名牌要分清主次，順序排好，避免混亂或不愉快事情的出現。

6、事先準備（檢查）好視聽輔助器材，提供給記者使用。

7、安排攝影記者，拍攝會場情景，以備宣傳、紀念之用。

新聞發布會注意事項

1、會議主持人應充分發揮其主持的作用會議主持人的言談要莊重，有涵養，有幽歇感，能活躍會議氣氛；尊重記者的提問；發言時切實把握主題范圍；維持會議秩序，掌握會議時間；調合會場氣氛等，主持人要特別掌握回答提問的“火候”，不能用任何動作、表情或語言阻止別人提問。遇到應保密的問題，應解釋清楚原因；遇到回答不了的問題，應告訴記者怎樣可獲得團滿的答案。企圖蒙混過關或以“無可奉告”之詞拒絕回答提問只會引起記者的不滿與反感。

2、靈活處理會議中的突發事件對于會議中的突發事件，公關策劃人員要有一定的思想準備，要遇事不慌，機智靈活的進行處理。

3、作好新聞發布會的工作，檢驗會議的效果是重要的一環它包括公關策劃人員指派下屬人員做好以下工作：、整理會議記錄材料，從中總結此次會議工作中的成敗，將這些經驗寫成書面材料存檔。

4、搜集到會記者在報刊及電臺、電視臺所作的報道，進行歸類分析，檢查是否達到了自己預期的目標。如有因自己的失誤造成的謬誤，應設法補救。

5、收集與會者的反應，了解各記者及所屬企業對本企業的看法，以便日后更好地與他們合作。