今天成都活動策劃公司為大家分享一下一個成功的線下活動策劃方法流程。

　　當我們從領導那里接收到要策劃一個線下活動的信號時：

　　第一步：確定基礎信息

　　首先我們需要弄清楚策劃這次活動的目的、時間、活動可接受的形式、預算、參與者等信息。

　　理清楚整個活動的邏輯，構思可參考的活動形式并向上級提供活動形式選擇，確定最合適的活動形式之后，再進行活動方案的編寫。

　　第二步：細化活動方案

　　1、活動主題

　　圍繞活動目的，確定幾個相對比較新穎、有趣、有力量的主題。這個主題不僅體現整場活動的格調，也蘊含著這次活動的目的，所以需要多方斟酌，最終敲定。

　　2、活動目的

　　活動目的分為兩類。

　　第一類是作為主辦方舉辦這次活動的目的。

　　另一類是舉辦這次活動能夠給參與者帶來什么收獲。

　　對外方案需要重點體現第二點，對內溝通也要讓大家達成共識，知道做這次活動的目的是什么。

　　3、確定時間

　　確定時間分為兩個方面，第一方面是確定活動時間，第二方面是確定活動時長。

　　確定活動時間需要考慮講師時間、同事時間、公共節假日時間、場地是否有空……

　　確定時間時長需要先確定活動大概的流程，每個流程所需要的時間，當然活動一般會延時，一般是半小時到1小時，這部分時間需要提前預留出來。

　　4、活動預算

　　可以先問問同事，了解往期類似活動的預算范圍，根據活動流程涉及的物料，制作預算表。

　　了解各個活動預算項是否有合適的免費資源?比如免費贊助食物，免費提供場地，免費贊助小禮物等等。盡量使用最低的成本做更多事情。

　　明確哪些是不能省略的錢，哪些可以靈活使用。

　　最終確定相對合理的活動預算，提交領導審批。

　　6、確定活動場地

　　第一步是確定城市，然后根據參與者的實際情況及交通便利程度，劃定活動舉辦的大致范圍。

　　第二步在劃定的范圍內篩選合適的場地，可以通過地圖搜索的方式找到合適的酒店，也可以通過會小二等第三方平臺找到合適的場地。如果有長期合作的酒店那就更方便了。

　　找到場地之后要確認的細節有：

　　場地的大小，格調、設計風格是否和活動風格匹配?

　　講臺的位置，現場桌椅排列等是否能符合要求?

　　場地提供方是否能幫你收快遞?快遞寄存地點?

　　現場有哪些設備可以使用?哪些是需要搭建的?

　　現場吵不吵?隔音效果如何?是否有在裝修或舉辦年會等可能會干擾現場的活動?

　　電源插座夠不夠?空調能用不?

　　哪里適合放簽到桌、海報、易拉寶?

　　場地放是否提供免費食物?茶歇費用如何?

　　酒店有多少人可以提供協助?

　　從正門開始，是否能有指示牌?

　　場地是否很有名?是否會容易誤導參會人員?

　　人流量是否很大，是否會有該場地游客能夠加入你們活動?

　　可提供的免費停車位是多少，以哪種形式領取?

　　住宿是否有協議價，訂房熱線是多少?是否有餐飲指引?

　　該場地是否有微信、微博等等，是否愿意替你們宣傳推廣活動，這個可以帶來更多流量。

　　等等。。。

　　6、演講者

　　了解嘉賓的微信或者微博賬號。活動宣傳時候，需要@給他們，帶動嘉賓進行活動的宣傳。

　　根據演講者的出發地點、時間，進行差旅安排。針對可能出現航班延誤的情況，是否需要預定高鐵票等。總之采取一切手段，確保嘉賓能夠提前到達活動現場。

　　提前檢查分享的PPT，以防奇怪的事情發生，如：明顯超出演講時間、主題不匹配、太過理論化、出現品牌植入等問題。

　　及時更新演講嘉賓PPT，一般活動開始前3天會把參會人員基本信息提供給演講者，如果演講者進行PPT修改，需要記得及時更新。

　　活動前向演講者把所有PPT要到，演講完畢放入分享。方便參加者獲取。

　　7、報名渠道

　　報名渠道一般都要盡可能的多樣化，從而提高活動宣傳覆蓋面。公司一切渠道，以及所有第三方渠道，參會人員可能接觸到的渠道都要盡量覆蓋。

　　若是想要獲得各渠道進線情況分析，需要提前埋好數據收集的點。如不同渠道安排不同人員跟進等。

　　報名情況最終都是需要匯總到統一一個人身上，避免重復報名，多次統計，通知參與會容易出問題。

　　8、發布通知

　　一般報名成功后通知一次，主要通知內容是活動的時間地點等相關內容。

　　活動前3天再通知一次，主要是確認能否參加以及所需要準備及注意的相關事宜。

　　活動通知發出后，給演講者看看。某些演講者會順手轉發一下，能帶來不少人流。

　　9、活動通知格式

　　按照標準方式去寫，時間地點人物事件。讓人30秒內能判斷，這個活動是否值得參加

　　時間表，地點，演講內容簡介等等干貨放前面。

　　多提煉活動的亮點，比如用自己語言多描述一下演講者，參加這次活動的價值等。

　　10、現場人員安排

　　確定哪些是必須提前來的人。提前1小時到達。準備物料，檢查細節，準備簽到物質，跟場地方溝通。

　　明確分工，雖然可以互相照應，有明確分工，更能檢查。拍照的，實時微信群互動的，微博更新的，簽到的，發禮物的，傳遞話筒的……

　　11、物料清單

　　常見物料有：海報、橫幅、話筒貼、現場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機、電腦、PPT、宣傳視頻、音樂等(附有一個活動物料表格，有需要的小伙伴可以私聊)……

　　不少物料需要提前快遞到場地，需要場地方簽收。有些需要提前張貼，比如海報。

　　12、現場時間表

　　不要拖時間，有些場地有下一場活動，延時會耽誤另一個人。有些場地按照時間計算，延時需要另外計費。另外，延時會導致用戶提前離開，效果也不好。嚴格按照時間表來，若調整，再計算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計時。并在最后5分鐘、1分鐘，倒計時提醒。

　　13、新聞稿與現場拍照注意

　　一定要提前寫好新聞稿大綱，明確所需要拍到的現場活動圖片，包括大合照、現場簽到、茶歇、公司品牌標志、演講者和PPT、提問者、接受禮物、離開時候跟演講者繼續追問和換聯絡方式等畫面。

　　盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅，可以拍一起在橫幅或者海報下合影。

　　所有照片記得用APP可以一鍵加上公司LOGO.

　　照片實時發到群里，方便大家轉發宣傳，特別是特寫的好看的照片，一定要分享分享分享!!

　　14、禮物

　　帶走的禮物重點推薦：貼紙，t恤。現場互動的小禮物，推薦用書籍和零食。禮物不僅僅是用來溝通感情，重點是廣告和傳播效果。如果能把你的標志貼在電腦上，帶到各個地方，這個傳播效果有多好。禮物要有特色，希望那些愛自拍愛炫耀的網絡控，能帶回去，能傳播，能給別人看。最好是貼紙、t恤，這個定制不貴，而且傳播效應好。其次是帽子、杯子，這能用很久。再次是手環、明信片等等，這個大部分情況下都會被丟棄，就現場圖個意思。

　　15、活動中間環節策劃

　　定下時間后，去掉演講、提問時間，余下來的時間可以策劃一些好玩環節。可以單身交友，這個是大部分人感興趣環節。可以讓大家分組討論。也可以現場5分鐘，大家輪流分享小故事。也可以直接茶歇，所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。

　　16、志愿者

　　有很重要且不可替代的職務，比如：組織者、主持人。也有一些活動，誰都能做，可以讓任何人5分鐘內加入幫助。比如簽到啦，發小禮物啦，維持秩序啦。這些可以從你的參會人員里面選擇，填寫報名表格時候詢問，是否愿意成為志愿者。

　　17、活動后續宣傳和復盤

　　根據現場記錄下來的活動紀要和提前寫好的新聞稿大綱，進行宣傳稿件的編輯。上線到各個平臺宣傳。

　　有價值的演講內容，可以生成各類干貨進行分析。

　　活動后記得要按照時間順序，分不同參與角色，復盤整個活動，力求下次做的更好!

　　總之，線下策劃是一個需要保持高效溝通的工作。

　　最重要的是牢記活動目的，確保正常活動朝著目標前進!!

　　線下活動和線上活動主要的不同是，和參與者是近距離交流的，客戶的體驗感更強。因而要做好活動的宣傳和人員的跟進，確保活動覆蓋到目標客戶，確保每個參與者，從進線到參會結束都是一次良好體驗的過程。

　　其次就是做好時間的管理，根據物料的制作周期，制定好時間推進表，確保所需要的東西都能提前到位!

　　以上是成都活動策劃公司對如何策劃一個成功的線下活動?流程方法的介紹，希望可以幫到大家~