這份清單包含12個流程，103個關鍵項，希望能為活動策劃人和甲方爸爸們提供思路，或查漏補缺，將活動執行完美落地。

　　活動前期-布場

　　一、場地主溝通清單

　　有人說活動場地決定了30%的活動效果，所以主辦方要格外了解場地的情況。

　　1.確定布場的時間；

　　2.確定貨車通行的時間；

　　3.確定電源位置及用電量；

　　4.確定客梯、電梯位置；

　　5.確定VIP室面積、座位、人數；

　　6.確定簽到臺、展示區位置、面積；

　　7.確定座椅數量、擺放位置（首排離舞臺4m）形式（課桌或劇院）；

　　8.確定地臺數量、水臺、茶歇位置；

　　9.確定網絡接口位置；

　　10.確定場燈位置和調試方法；

　　11.確定空調溫度、講臺位置及高度；

　　12.確定場地方布展負責人；

　　13.確定指示牌、條幅、停車場位置。

　　二、搭建公司溝通清單

　　要和搭建人員充分溝通，清晰地描述想要呈現的樣子，體現出這場活動應有的顏值。

　　1.示意外協公司貨物通道入口、貨梯位置；

　　2.定好舞臺、主背板位置，測量好前后距離；

　　3.簽到背板位置、展示區位置合理規劃；

　　4.示意展覽公司指示牌、活動展架、條幅位置；

　　5.示意展覽公司搭建安全注意事項；

　　6.示意AV公司燈架及投影儀、追光位置；

　　7.示意AV公司動力電源位置及用電量；

　　8.示意AV公司搭建安全注意事項。

　　三、物料檢查清單

　　活動中的物料相當繁雜，除了制作管理物料的清單外，還需制定以下行動計劃。

　　1.時時檢查布展進度和布展質量；

　　2.及時糾正出現的問題；

　　3.搭建好音響設備后，盡快挑選音樂；

　　4.接收客戶提供的物資；

　　5.將物資存放到VIP室；

　　6.利用這段時間分裝資料、禮品；

　　7.檢查所有活動道具；

　　8.看好物資，謹防會蟲。

　　四、搭建檢查清單

　　在搭建完成后，用此清單來進行質量檢查。

　　1.檢查所有展覽物品，文字、LOGO、畫面有無錯誤；

　　2.按照來賓行進路線，逐一檢查沿途展覽物品；

　　3.條幅一定要繃直；

　　4.活動展架不要出現立歪、立斜、立不住的情況；

　　5.觸摸展示區、展臺不能有灰塵；

　　6.背景板要求平整、干凈、光滑；

　　7.舞臺地毯要求平整、無污漬；

　　8.TRUSS架不要遮擋視線；

　　9.出現以上情況，統統返工。

　　五、AV串場清單

　　AV設備體現了整個活動聲光電的效果，開場前需要進行以下調試。

　　1.講一下視頻、燈光、音響流程；

　　2.準備好視頻素材并檢查有無問題；

　　3.按照標準流程串場（客人簽到時的場景），沒有主持人時由負責人替代；

　　4.試聽并選擇合適的音樂；

　　5.選用合適的燈光；

　　6.視頻不流暢重新播放；

　　7.嚴格糾正配合不協調的行為；

　　8.注意每個環節的燈光是否協調；

　　9.站在講臺上檢查，面光不能刺眼；

　　10.注意講臺高度是否適合。

　　活動前期-彩排

　　六、彩排清單

　　提前彩排非常重要，現場情況無法預測，彩排可以避免90%的大坑。

　　1.通知需要彩排的人員按時到位；

　　2.確認燈光、視頻、音響是否調試到位；

　　3.確認道具是否準備就位；

　　4.主持人如果不能來，就需要尋找資深人士充當；

　　5.安排幾名志愿者充當嘉賓、禮儀；

　　6.安排搬運道具的勞動力和場燈控制員；

　　7.所有人員就位后，跟大家講明彩排的流程和注意事項；

　　8.至少兩次全過程彩排；

　　9.重點環節單獨開小灶；

　　10.最后，開始你的表演吧！

　　七、執行分工清單

　　讓活動執行組人員各司其職，像一個齒輪一樣轉起來。

　　1.彩排結束后，安排人員看管物資，尤其是禮品和展示區的設備；

　　2.確認人數，提前預定好午餐；

　　3.抽出時間檢查各個區域展覽物品是否到位、完好；

　　4.確認簽到物資是否準備妥當；

　　5.確認禮儀、攝像、攝影、演藝人員、主持人到達時間，到達后立刻進行會前溝通，禮儀必須進行簡單彩排；

　　6.確認嘉賓名單有無更改，如有更改立即告訴主持人；

　　7.禮儀換好服裝后，提前30分鐘上崗；

　　8.確認VIP室茶水準備情況；

　　9.還剩一點時間，去趟衛生間，然后休息一會吧！

　　活動中期-開始

　　八、會議簽到清單

　　會議簽到是一場活動的面子，一定要做到：高效、體面、周到。

　　1.安排媒介和客戶工作人員、禮儀負責簽到；

　　2.安排客戶專人接待VIP人員；

　　3.安排禮儀給VIP人員佩戴胸花；

　　4.會前再次確認嘉賓名單有無變化；

　　5.展示區人員到位，給來賓做講解；

　　6.禮儀人員引導來賓入場并示意往前排就坐；

　　7.各單位工作人員到位。

　　九、住宿簽到注意事項清單

　　1.住宿簽到需工作人員提前領取房卡，并按住宿名單分配；

　　2.VIP房需提前檢查物資配備情況，原則上應安排視野最好的房間；

　　3.普通來賓房間吧臺食物及飲料提前全部撤出；

　　4.普通來賓房間上網服務和收費電話服務提前取消，未經客戶負責人確認不予開通；

　　5.住宿簽到時發放胸卡、活動日程、房卡、禮品，會議資料應在會議簽到時發放。

　　十、活動中注意事項清單

　　1.會中，安排場地方服務生看守大門，來賓進出為其開關大門；

　　2.安排工作人員持手電引導遲到來賓入場就座；

　　3.會前提示來賓將手機置于振動或靜音狀態；

　　4.與客戶確認會議開始時間，提前5分鐘，禮儀將VIP人員引導至會場就座；

　　5.會議開始，通知各單位各就各位；

　　6.場燈滅、音樂起、追光打出，主持人上場；

　　7.會中各環節提醒各單位注意相關工作；

　　8.提醒場地方提前15分鐘將茶歇準備好；

　　9.茶歇結束后，用手持擴音器引導來賓重新入場；

　　10.Q&A時安排媒介搬桌子、板凳、遞送麥克風；

　　11.會后專訪提前準備好房間，禮儀引導VIP進入專訪會議室。

　　十一、撤展工作清單

　　撤展時，將完美進行到底。

　　1.重要嘉賓離場時，安排專人按電梯；

　　2.來賓全部撤離后，現場開始撤展；

　　3.囑咐外協人員撤展時注意安全，不得損壞場地方設備；

　　4.與場地方進行結算，一一核對賬單明細；

　　5.提醒客戶清點物資，將客戶需要的物資打包核對后返還客戶；

　　6.我方物資清點打包帶回公司；

　　7.檢查有無來賓及客戶丟失物品。

　　活動后期-善后

　　十二、活動善后清單

　　1.收集、沖印相關影像資料；

　　2.撰寫場地方及相關外協感謝信；

　　3.提交客戶滿意調查表；

　　4.撰寫活動總結報告；

　　5.結算相關費用；

　　6.提交相關資料。

　　活動沒有標準的模板，每一場活動都有自己的特點，以上這十二份清單，僅供大家學習參考，希望大家在活動策劃工作中，不斷完善自己的‘清單’，使每場活動都能完美落地。