展會活動策劃主要包括謀劃、構思、設計的創造性活動等過程，成功的運作的指導是展會項目管理決策理智化、效能化、科學化的前饋依據和程序保證。展會活動策劃程序過程的階段劃分及其內容可劃分為"確定目標"、"分析調查"、"產生創意"、"方案設計"和"效果評估"等五個階段。

一、確定目標

任何展會活動策劃都是面向應用的學問,是設計性的診斷,而不是單純試驗性的診斷。一項策劃往往關系到一個活動、一個項目、甚至一個企業的生命,必須有的放矢、對癥下藥。因此,策劃工作的首要程序就是抓住問題的所在,找出目標。主題要實現的目標,這個目標是制作策劃方案的前提,也是論證并評價策劃方案的衡量標準,還是策劃方案實施控制和實施效果評估的依據。所謂策劃目標的確立就是針對策劃主題面臨的機會和威脅進行分析,在與此相關的影響因素和約束條件下,明晰目標。

二、分析調查

調查分析是展會活動策劃工作的基礎,都是運用策劃的原理和方法分析自身的資源和面臨的環境狀況的策劃程序,診斷和調查都是對企業有關的信息進行分析和整理,為產生創意提供堅實的基礎。但診斷偏重對企業自身的判斷和分析,主要是找出問題;調查更加偏重對企業環境的分析和企業的經營狀況分析,主要明確企業的機會和威脅點。任何成功的策劃都是在對大量信息的調查分析基礎上產生創意,形成方案的。

三、產生創意

創意是展會活動策劃的核心,也是策劃方案的生命和靈魂。那么,什么是創意?創意一詞最早來自于著名廣告人詹姆斯·韋伯·揚的廣告名著《產生創意的方法》,由此可見,創意最早源于廣告。一般的創意就是我們常說的"好主意、好點子"。但是,項目策劃的創意不同于"點子",因為創意不只是依靠個人的靈感,而是如德魯克所說的"一種可以組織并需要組織的系統性的工作"。因此,策劃的創意就是由策劃團隊組織運用策劃的原理和方法共同產生的創造性的意念、巧妙的構思。

四、方案設計

經過產生創意階段,展會活動策劃一般可形成多種概要性方案的框架,在此基礎上形成方案,可以運用創新技法謀劃達到目標的有效途徑,這就是設計并制作策劃方案。而策劃方案能否有效,還要經過多種方案相比較作初步鑒別。這就必須制定多種可供決策者優選決斷的策劃方案。

五、效果評估

策劃的評估是一項極其嚴肅而又復雜的工作,為使此項工作順利開展并獲得圓滿成功,就必須采用科學的總結評估方法。策劃實施的評估結果可以采用定性的評語式、定量的等級式和記分式,最后形成書面材料交給策劃主體雙方存入檔案,以便作為獎懲、查尋和為新的策劃提供參考依據。常用的有效方法主要有對比法、統計法、評議法和列表法。