有經驗的活動運營都知道，百人活動如果籌備期低于2周就很難辦起來，因此本文這場活動在一開始安排了約1個月的準備期。但是計劃趕不上變化也是做活動的常態(tài)，當得知活動要提前，我們估算了一下時間還剩17天可以用，就硬著頭皮上了。

本次活動是公司舉辦的品牌答謝宴會，邀請了約100位互聯網圈的合作伙伴，在計劃、執(zhí)行期間遇到很多挑戰(zhàn)，在此復盤并為其他小伙伴排雷。

本文3000字。

一、    活動策劃期

活動運營不打無準備的仗，在活動籌備的前期，可以先遵循黃金圈法則來做一個基礎的規(guī)劃。

1、首先要明確活動目標和活動的定位，明確活動針對的群體。

本次活動為公司品牌活動，“感恩”與“展望”為重要關鍵詞，由此活動圍繞“大客戶答謝”這一主要目的展開，著重加強與各大合作方之間的溝通交流，展現公司實力和展示品牌形象。

排雷：涉及到對外品牌形象展示的活動，在前期要注意多和上層領導做溝通交流。一方面，是要對自己所能掌握的底牌信息（活動預算、公司能給到的資源支持等）有所了解，另一方面是要盡快明確對方的訴求和想法，并根據自己的經驗做出相應的判斷——在雙方都能接受的情況下，可以盡量滿足對方的需求。如若對方的期望和實際落地執(zhí)行之間存在偏差，就要提前將可能產生的后果告知對方，再根據對方可承受的程度進行及時調整。

要記住，活動運營首先要對自己的活動結果負責，要敢于推進和決策，切忌任何優(yōu)柔寡斷。

2、梳理活動的整體思路，確定每一環(huán)節(jié)相對應的執(zhí)行排期。

（本次活動的甘特圖）

在明確活動目的以后，就要對活動有個整體的規(guī)劃。就本次活動而言，我先確定了活動形式——酒會。氣氛輕松且偏高端商務，比較適合招待我們互聯網圈的大客戶。后確定活動主題、內容、流程、主視覺調性和邀請方式等。

往泛了說，一場答謝酒會的前期籌備無非涉及到方案、場地、搭建、人員和物料這幾個大項，但由于活動本身范圍廣、內容復雜，就決定了需要活動負責人員從一開始就對具體執(zhí)行方案有一個全面深入的思考。一旦缺乏對策劃步驟和時間推進節(jié)點的清晰認知和掌控，活動負責人員就很容易陷入混亂和被動。

排雷：在給自己排具體的活動推進表的時候，要盡量把所有計劃提前，將最后一周的時間預留出來。在本次活動的前期策劃期，我就面臨活動籌備時間忽然被大幅縮減的意外情況。如果沒有給自己預留時間，沒有提前做好Plan B，在活動的籌備期就會相當手忙腳亂。

二、活動籌備期

這個階段主要是將每一個策劃步驟落實到細處并付諸行動。

1、活動場地的選擇將直接影響活動的風格、規(guī)模和現場參會體驗等

要辦活動，場地先行，對于一場活動來說，場地從來都是重中之重。在本次活動中，我花了相當長的時間在場地確認上。除了要在預算可控的范圍內盡量貼近活動主題，還要對周邊環(huán)境、交通便利程度和內部可搭建區(qū)域等等有一定的考量。

哪些渠道可以找場地呢？為了讓活動盡可能可控，我個人比較偏向通過熟人介紹和自己搜集這兩種方式，但是會小二、酒店哥哥這類第三方平臺也是可以參考的。如果你手里的預算寬裕，可以考慮直接和會議公司進行合作，他們一般手里會有大量場地方，能幫你在籌備和執(zhí)行過程中節(jié)省很多溝通成本。

排雷：場地這塊除了要看基礎硬件設施，還要注意下餐飲和其他手續(xù)的辦理。酒店還好，餐飲都是現成的，但是某些不具備宴請功能的場地例如文化藝術中心等，在確認場地的時候要盡量問清楚酒水茶歇怎么算，另外，要確認好場地內是否允許擺放引導物料，搭建方入場搭建及撤離的時間是否有特殊限制，搭建方停車或者入場需要辦理哪些手續(xù)……有些場地方會存在一些特殊規(guī)定，盡早在簽訂合同前問清楚，后續(xù)出現問題的幾率也就越低。

2、在定制物料和供應商的選擇上，生活經驗十分重要

我在伴手禮籌備這塊栽了個大跟斗。

初期的設想是以“關愛你的精神、你的生活、你的精神生活”為主要slogan來定制書型盒，并在書型盒內放置定制咖啡、3D餅干、手工皂和一本書籍。結果在找供應商溝通的時候處處碰壁，最后在活動前一周把計劃推翻重做，在活動前一天才全部落實制作到位。

我總結原因有以下兩點：一是心理預期太高，二就是生活經驗不足。在籌備的前期，了解從定制到出貨的各道工序對每個活動運營人員來說相當有必要。

我建議在做伴手禮構思的時候做兩套方案。第一套方案可以發(fā)揮想象，可以做完全自主設計。第二套方案則簡單實用，重可執(zhí)行性。這樣拿著2套方案去找供應商，在出現現實落差的時候可以及時調整方案策略，以保證制作工期可控。

排雷：可以通過1688采購網和萬能淘寶來篩選供應商。但在此之前，要明確定制物料的份數以及需要用到的材質、檔次。如果份數在100左右，不建議定制（除非你有非常充裕的時間，或者是有私交特別好的供應商），一是綜合性價比不高，二是很少會有供應商愿意接活（某些定制需求往往意味著要單獨開模）。此外，需要算好物料從籌備到定制出貨的工期，盡量預留3-4天的時間，以防出現樣品質量不好，要全部返工的現象（畢竟供應商質量參差不齊）。

3、多部門溝通協作，需要進退有度

本次活動還涉及到公司內部各部門間的溝通協作——xx部門需要負責當天的活動執(zhí)行，xx部門需要負責當天的客戶接待，xx部需要負責線上線下物料設計……除此之外，還需要各老大配合列出需要邀請出席的大客戶名單。

其中有以下幾點需要格外注意：

①    需要多部門配合你工作的時候，直接找擁有話語權的各部門老大（或各老大的助理）溝通，并以郵件的形式確認，再由他們傳達分配到人頭；

②    在與各部門老大對接的時候要明確表達你的訴求，以及需要對方給到回饋的時間節(jié)點，并請務必告知對方一旦拖延將造成怎樣的后果；

③    以上2點，請直接把大家拉到會議室開會說明，方便信息同步的同時，也利于互相監(jiān)督，不要以為點對點的溝通就夠了。

排雷：每個人都很忙，都有自己的事情要處理，你交代的事情很可能會忘記、拖延、僅部分完成，不要指望別人會自覺、主動地做好你認為他應該做好的事。提前把對方所需要知道的信息都整理好傳達好，為對方多想一步，也是在為自己減少麻煩。所有需要對方配合的事都以正式的方式溝通到位，本次活動是走郵件并抄送所有人，并確定對方看到（收到不代表看到），同時要求對方回復郵件。

在活動開始前一定要開動員會，向所有工作人員再次強調下各自職責分工和所有注意事項。除了場地內部平面圖及搭建區(qū)域等場地信息要分發(fā)下去之外，各自的站位和著裝都要一一傳達清楚。

三、活動執(zhí)行期

當天客戶答謝酒會的現場接待其實就一個關鍵詞——細致。不管是客戶接待還是現場互動，每一個環(huán)節(jié)都要預想到3個方面：是否安全、是否準備充分和是否體貼。

1、    會前有沒有向工作組及嘉賓多次通知時間、地點及天氣、交通；
2、    通往活動現場的途中有沒有專人或指示牌進行引導；
3、    提前入場的人有沒有對應的商務進行接待；
4、    假如嘉賓提前到達，有沒有可供休息的地方；
5、    是否有茶水招待
6、    ……

除此之外，還要考慮到全場的安保，要專門留幾位工作人員進行場控，要提前在門口安排專人給提前離場的人贈送伴手禮……每一個小細節(jié)都能看出活動主辦方的處事態(tài)度，也將會直接影響到品牌口碑和后續(xù)的合作。

（本次活動的總價表）

本場百人活動雖然只有17天籌備，但是整場活動沒有出現大的漏洞，基本上各個環(huán)節(jié)都保障到位。活動運營對于自己舉辦的每場活動都能挑出很多問題，永遠也不滿足，這就需要不斷反思、總結，并在下一次爭取做到更好。一個好的線下活動運營一定是具備強執(zhí)行力、強溝通力和強烈的利他精神的人。在成長為這樣的人之前，一定要學會多想、敢做。

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