人的成長(zhǎng)需要生日的儀式來(lái)加持，公司的成長(zhǎng)也需要周年慶的形式來(lái)見(jiàn)證。

對(duì)于內(nèi)部來(lái)說(shuō)，是認(rèn)可員工付出、提振士氣、慶祝業(yè)績(jī)的絕佳途徑，對(duì)于外部來(lái)說(shuō)，是展示公司形象、發(fā)展成果、提高知名度的上好機(jī)會(huì)。所以，辦好一場(chǎng)成功的周年慶活動(dòng)，對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，尤為重要。

當(dāng)然，周年慶也不是喊上全體員工大家吃個(gè)飯抽個(gè)獎(jiǎng)就完事了，周年慶的隱藏屬性還是在對(duì)外公關(guān)上，要通過(guò)周年慶展示出公司的氣氛良好、團(tuán)結(jié)一致、實(shí)力雄厚、友商眾多、業(yè)績(jī)上升等積極因素，讓內(nèi)外部感受到一個(gè)順風(fēng)順?biāo)B(tài)勢(shì)良好的信號(hào)，從而催生出第三方保持聯(lián)絡(luò)、吸引合作、追加投資等商業(yè)行為，為企業(yè)接下來(lái)的發(fā)展鋪好基石。

為了傳達(dá)這種良好的訊號(hào)，從周年慶整體氛圍、活動(dòng)效果、布局排場(chǎng)、出席領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓、致辭發(fā)言、現(xiàn)場(chǎng)節(jié)目等環(huán)節(jié)，都要力求做到最好。

那么，一場(chǎng)成功的周年慶活動(dòng)，到底如何策劃呢？

活動(dòng)概述

1、背景介紹+發(fā)展目標(biāo)

周年慶典不止是為了給公司慶生，更是為了回溯企業(yè)發(fā)展歷程、展望企業(yè)未來(lái)，所以要在總結(jié)的基礎(chǔ)上做好過(guò)去和現(xiàn)狀的梳理，并提出新的發(fā)展目標(biāo)，包括業(yè)務(wù)、人才、管理、合作等多個(gè)維度。

2、時(shí)間

周年慶時(shí)間也不需要嚴(yán)格按照實(shí)際的創(chuàng)辦日期來(lái)定，前后一段時(shí)間都可以，但是要記得避開(kāi)節(jié)假日和行業(yè)重要節(jié)點(diǎn)，方便嘉賓邀約和產(chǎn)生更廣闊的影響。

3、場(chǎng)地

周年慶的活動(dòng)場(chǎng)地是需要謹(jǐn)慎挑選的。一般來(lái)說(shuō)，公司周年慶場(chǎng)所無(wú)非是自家公司和酒店，這取決于活動(dòng)量級(jí)，如果自家場(chǎng)地足夠，符合活動(dòng)要求那么就可以在自家公司舉辦，搭建相應(yīng)的場(chǎng)地即可。

但如果場(chǎng)地不合適，或者想要更好的效果，那么就可以選擇外面的酒店或者租賃其他場(chǎng)地。

在場(chǎng)地選擇上，要考慮以下幾個(gè)因素：

1）交通便利性；

2）配套設(shè)施；

3）場(chǎng)地是否具備足夠的停車(chē)空間；

4）活動(dòng)場(chǎng)地容納人數(shù)。

場(chǎng)地最好選擇交通位置較好的酒店，方便五湖四海到來(lái)的嘉賓。

試想一下，周年慶都開(kāi)始遠(yuǎn)道而來(lái)的嘉賓還堵在酒店不遠(yuǎn)處的要道上，或者光是找到酒店所在就繞了好幾條路，那么嘉賓對(duì)于周年慶的印象就大打折扣了。

周年慶舉辦前要大致估算下嘉賓和主辦方人員，要確保酒店要要足夠的活動(dòng)空間剛好容納總體人數(shù)，選擇太大的空間會(huì)顯得人數(shù)冷清，選擇太小的空間則顯得擁擠。

另外，酒店的配套設(shè)施也要確認(rèn)無(wú)誤，比如大屏幕、音響設(shè)備、舞臺(tái)、燈光等，如果有損壞或者不合適的要提前做好調(diào)換或備選。

由于周年慶外來(lái)嘉賓眾多，停車(chē)位很可能面臨不夠用的情況，那么要么選擇停車(chē)場(chǎng)所夠大的酒店，要么與物業(yè)方協(xié)商，在活動(dòng)當(dāng)天騰出足夠的停車(chē)場(chǎng)所，方便嘉賓的到來(lái)。

4、嘉賓

嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個(gè)聯(lián)系，一定要溝通好時(shí)間、地點(diǎn)，對(duì)于要上臺(tái)致辭的嘉賓也要提前說(shuō)明。

為了傳達(dá)更好的企業(yè)形象，可以邀請(qǐng)政府領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)大咖、業(yè)界名人、KOL甚至邀請(qǐng)明星、網(wǎng)紅站臺(tái)。

各個(gè)嘉賓一定要妥善溝通，并安排好機(jī)票食宿等問(wèn)題。另外，有些公司舉辦周年慶時(shí)，會(huì)安排兩場(chǎng)慶典活動(dòng)，一場(chǎng)對(duì)內(nèi)，參與人員為員工、渠道商、經(jīng)銷(xiāo)商、合作伙伴等，一場(chǎng)對(duì)外，參與對(duì)象是媒體和公眾。對(duì)于這種情況，也要對(duì)邀請(qǐng)的嘉賓做好區(qū)分和聯(lián)絡(luò)。

活動(dòng)策劃

一場(chǎng)完整的周年慶可以包含發(fā)布會(huì)、簽到入場(chǎng)、精彩回顧、未來(lái)展望、頒獎(jiǎng)盛典、文藝匯演、慶功晚宴等流程，不同流程之間要做好銜接，控制好時(shí)長(zhǎng)，有序開(kāi)展。

周年慶發(fā)布會(huì)可以安排在慶典活動(dòng)之前，邀請(qǐng)相關(guān)媒體參加，由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理等企業(yè)高層接受媒體采訪(fǎng)，回答媒體提問(wèn)，并發(fā)布通稿為活動(dòng)預(yù)熱造勢(shì)。

簽到入場(chǎng)就是周年慶真正開(kāi)始了，要安排好接待人員做好引導(dǎo)和服務(wù)，比如走紅毯、在背景墻簽名等，企業(yè)高層要做好對(duì)重要嘉賓的接待和歡迎，攝影師要負(fù)責(zé)拍照留念，利于素材存檔和企業(yè)宣發(fā)。

嘉賓步入會(huì)場(chǎng)后，先播放企業(yè)宣傳片，隨后活動(dòng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，由主持人上臺(tái)開(kāi)場(chǎng)，并隆重介紹到場(chǎng)嘉賓，并邀請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓上臺(tái)致辭，并播放相關(guān)PPT等文件，展示公司過(guò)去所取得的輝煌成就，暢想接下來(lái)的宏偉目標(biāo)。

在不同的環(huán)節(jié)中可以適當(dāng)穿插暖場(chǎng)節(jié)目，歌舞、魔術(shù)、沙畫(huà)、抽獎(jiǎng)、相聲等，或者融入了企業(yè)產(chǎn)品的節(jié)目也可以，節(jié)目表演可以由外包的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)承包，也可以由公司的內(nèi)部員工自編自導(dǎo)后上臺(tái)匯演。

接下來(lái)就可以進(jìn)行周年慶頒獎(jiǎng)盛典，宣布優(yōu)秀員工、十佳員工、先進(jìn)事業(yè)部、特殊貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等獎(jiǎng)項(xiàng)的歸屬，然后邀請(qǐng)員工代表發(fā)表獲獎(jiǎng)感言，與全場(chǎng)嘉賓分享下自身如何見(jiàn)證公司的成長(zhǎng)。

最后，便是晚宴環(huán)節(jié)，在迎賓人員的引領(lǐng)下大家入場(chǎng)，隨后由董事長(zhǎng)等高層致敬酒辭，并宣布晚宴開(kāi)始，觥籌交錯(cuò)間還可以穿插游戲、抽獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)，讓現(xiàn)場(chǎng)氣氛推向高潮。

在整場(chǎng)的周年慶活動(dòng)中，為了打造可以更好的效果，應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)。

1. 1）周年慶要有一個(gè)明確的主題，并圍繞主題撰寫(xiě)一句主題SLOGAN，活動(dòng)要緊扣主題來(lái)開(kāi)展，并以此作為活動(dòng)的重點(diǎn)來(lái)宣傳。
2. 2）主持人方面，可以聘請(qǐng)當(dāng)?shù)氐闹鞒秩耍部梢云刚?qǐng)播音主持系的實(shí)習(xí)生來(lái)主持，專(zhuān)業(yè)的主持人有著更好的控場(chǎng)能力，能夠更好的把握各個(gè)流程，并調(diào)節(jié)現(xiàn)場(chǎng)氣氛。
3. 3）嘉賓邀約時(shí)，可以以H5邀請(qǐng)函的形式發(fā)放，可以包含活動(dòng)主題、現(xiàn)場(chǎng)流程、出席嘉賓、酒店路線(xiàn)甚至停車(chē)信息，并以酷炫音樂(lè)和燃情音樂(lè)烘托，顯得高大上。
4. 4）如果預(yù)算夠，又追求極致效果，那么3D全息投影投影舞臺(tái)是一個(gè)很好的選擇。
5. 5）現(xiàn)場(chǎng)的一些布置細(xì)節(jié)其實(shí)也能加分很多，比如講塑料瓶裝水改成玻璃水瓶的，老套俗氣的鮮花改成小型的簡(jiǎn)單花卉，傳統(tǒng)的宣傳資料換成環(huán)保材料包裝，并找審美好點(diǎn)的公司設(shè)計(jì)排版等。
6. 6）現(xiàn)場(chǎng)的禮儀人員要著裝統(tǒng)一，而且盡量避免那種千篇一律、一股廉價(jià)感的旗袍，追求那種有檔次然后能讓人一眼看出是工作人員的服裝，然后要有專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)，話(huà)術(shù)統(tǒng)一，要能幫助嘉賓解決問(wèn)題。別等媒體人員過(guò)來(lái)問(wèn)廁所、出口在哪都不知道，那么整體印象都不會(huì)好到哪里去。
7. 7）活動(dòng)流程的時(shí)間控制一定要設(shè)置好。周年慶不是行業(yè)交流會(huì)，你給到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的致辭稿不要寫(xiě)太長(zhǎng)，不然領(lǐng)導(dǎo)念得難受，嘉賓也聽(tīng)的沒(méi)有耐心，控制在3-15分鐘之內(nèi)，同時(shí)要估算各個(gè)流程的大致時(shí)間，控制好整體時(shí)長(zhǎng)，盡量不要超過(guò)3個(gè)小時(shí)（不包括晚宴）。

活動(dòng)管理

活動(dòng)管理包含物料制作及采購(gòu)、流程細(xì)化及確認(rèn)、后期總結(jié)等。

物料方面有慶典舞臺(tái)背景板、慶典宣傳片、簽到處布景板、拱形門(mén)、空飄氣球、彩旗、指示牌、橫幅、海報(bào)、周年慶手提袋、慶典文化衫、宣傳畫(huà)冊(cè)、邀請(qǐng)函、嘉賓禮品、抽獎(jiǎng)禮品、會(huì)場(chǎng)鮮花、桌椅、易拉寶、展架、通稿、媒體打包材料等。

現(xiàn)場(chǎng)細(xì)化及確認(rèn)是指要反復(fù)思考各個(gè)環(huán)節(jié)的流程是否有疏漏，以及如何分配人員到具體的事務(wù)。比如簽到、來(lái)賓、演員、禮儀、主持人、燈光師、攝影攝像、會(huì)場(chǎng)、晚宴等各個(gè)部分都要確認(rèn)流程，并有專(zhuān)人對(duì)接，保證現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施沒(méi)有差錯(cuò)。比如演員禮儀管理這塊，就要找到專(zhuān)人負(fù)責(zé)演出工作、提前彩排、發(fā)放演出流程、樂(lè)隊(duì)人員管理、禮儀人員培訓(xùn)、統(tǒng)一著裝等。

在后期總結(jié)上，要做好文字、圖片、音頻、視頻等素材的整理和存檔，并做好活動(dòng)物料的消耗和清點(diǎn)，并對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行書(shū)面的總結(jié)報(bào)告，分析亮點(diǎn)與不足，最終制作多媒體回顧光盤(pán)。

應(yīng)急預(yù)案

在專(zhuān)業(yè)的策劃公司中，會(huì)反復(fù)提到“確認(rèn)執(zhí)行細(xì)節(jié)”，這是因?yàn)榘l(fā)布會(huì)本身及其復(fù)雜，包含著很多個(gè)細(xì)節(jié)，而某個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能導(dǎo)致慶典產(chǎn)生缺憾。所以需要在活動(dòng)前和活動(dòng)中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、預(yù)防問(wèn)題、檢查問(wèn)題，避免出現(xiàn)紕漏。

在慶典前，要進(jìn)行場(chǎng)地考察，安排專(zhuān)人與場(chǎng)地方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，細(xì)致了解會(huì)場(chǎng)情況，包括場(chǎng)地大小、應(yīng)急電源、活動(dòng)設(shè)備、防火通道等，同時(shí)要關(guān)注當(dāng)天的天氣情況，要針對(duì)特殊情況準(zhǔn)備備選方案，并建立應(yīng)急小組。

在慶典中和慶典后，要有物品保管和人身提示，同時(shí)做好重要物料的查驗(yàn)，比如現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備（包括筆記本電腦）要在前后多次進(jìn)行檢查，確保良好運(yùn)轉(zhuǎn)，特別是活動(dòng)文件，要準(zhǔn)備好兩臺(tái)筆記本備份，以防意外發(fā)生可以及時(shí)應(yīng)對(duì)。

還有用電問(wèn)題，要保證用電的正常使用，自己親自做好功率測(cè)試，不然現(xiàn)場(chǎng)弄到一半跳閘就很尷尬了，還有現(xiàn)場(chǎng)有沒(méi)有應(yīng)急電源，比如所在地區(qū)突發(fā)停電能不能保證繼續(xù)供電。又比如PPT翻頁(yè)筆至少準(zhǔn)備兩支，打印機(jī)要搬到現(xiàn)場(chǎng)等。

團(tuán)隊(duì)架構(gòu)

整個(gè)周年慶的籌備要建立相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)，挑選組長(zhǎng)和各個(gè)部分成員，比如會(huì)務(wù)組、接待組、演出組、宣傳組、禮儀組、后勤組、安保組、財(cái)務(wù)組等，同時(shí)各個(gè)成員要做好相應(yīng)的溝通和培訓(xùn)，要明確各組乃至個(gè)人的職責(zé)分配，保證團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行和協(xié)作，這樣才能為周年慶的完美展開(kāi)提供基礎(chǔ)。

一場(chǎng)完美的公司周年慶活動(dòng)并非易事，往往是整個(gè)公司無(wú)間協(xié)作下來(lái)的成果，除了好的方案外，精準(zhǔn)的執(zhí)行更是必不可少。只有這樣，才能保證優(yōu)秀方案的成功落地，才能打造卓越的傳播效果，才能讓企業(yè)的良好形象深入人心。

作者：404訪(fǎng)客

來(lái)源：公關(guān)之家